İSG-KATİP Nedir? Sözleşme Nasıl Yapılır, Ne Kadar Sürede Onaylanır?

Reklamlar

Görevlendirme yaptığını düşünen ama denetimde “kaydınız yok” cevabı alan işletme sayısı az değil. Sebep genellikle aynı: sözleşme sistemde oluşturulmuş ama onaylanmamış.

Bu yazı sistemin ne olduğunu, sözleşmenin nasıl kurulduğunu ve nerelerde takıldığını anlatıyor.

İSG-KATİP Nedir?

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın iş sağlığı ve güvenliği kayıt, takip ve izleme programı. Kısaca, alandaki tüm görevlendirmelerin tutulduğu merkezi sistem.

Sistemde ne var? Yetkilendirilmiş eğitim kurumları, OSGB’ler, belge sahibi uzman ve işyeri hekimleri, ve bunlar ile işyerleri arasında kurulan sözleşmeler.

Sistemin varlık sebebi denetim. Bir işyerinde görevlendirme yapılıp yapılmadığı, yapıldıysa hangi belge sınıfıyla ve ne kadar süreyle yapıldığı buradan görülüyor.

Sözleşme Nasıl Kuruluyor?

Süreç adım adım şöyle işliyor.

Birinci adım: işveren veya OSGB sistem üzerinden sözleşme kaydı oluşturuyor. İşyerinin SGK sicil bilgileri, tehlike sınıfı ve çalışan sayısı giriliyor.

İkinci adım: görevlendirilecek kişi seçiliyor. Sistem belge sınıfı ile tehlike sınıfını otomatik eşleştiriyor; uyumsuz bir seçim yapılamıyor.

Üçüncü adım: taraflar sözleşmeyi onaylıyor. Görevlendirilen kişi kendi hesabından onay veriyor.

Dördüncü adım: sözleşme aktif hâle geliyor ve fiili çalışma süresi işlemeye başlıyor.

Onay Ne Kadar Sürüyor?

Teknik olarak onay anlık. Taraflar kendi hesaplarından onayladığı anda sözleşme aktifleşiyor.

Pratikte gecikme yaratan şey teknik değil, insan tarafı. En sık karşılaşılan üç sebep: görevlendirilecek kişinin sisteme girip onay vermemesi, işyeri bilgilerinin hatalı girilmesi, belge vizesinin dolmuş olması.

Üçüncü madde özellikle sinsi. Vize süresi dolmuş bir belgeyle sözleşme kurulamıyor ve hata mesajı her zaman net olmuyor. Yeni sözleşme yapacak bir iş güvenliği uzmanı için ilk kontrol edilecek şey kendi belgesinin geçerlilik durumu.

Sistem Hangi Sözleşmeyi Reddediyor?

• Belge sınıfı uyumsuzsa — çok tehlikeli sınıftaki bir işyerine B sınıfı belgeyle sözleşme kurulamıyor
• Belge vizesi dolmuşsa — geçerliliğini yitirmiş belgeyle görevlendirme yapılamıyor
• Belge askıdaysa — ihtar puanı birikimi nedeniyle askıya alınmış belge işlem görmüyor
• Toplam süre sınırı aşılıyorsa — bir kişinin üstlenebileceği toplam çalışma süresi sınırlı

Son madde teklif değerlendirirken de işe yarıyor. Çok sayıda işyeriyle sözleşmesi olan birinin, sizin işyerinize gerçekten yeterli süre ayırıp ayıramayacağı buradan hesaplanabiliyor.

Reddedilen bir sözleşmede hata mesajı her zaman açıklayıcı olmuyor. Bu durumda kontrol sırası şöyle işliyor: önce belge geçerliliği, sonra tehlike sınıfı eşleşmesi, en son toplam süre durumu.

Sistemde Ne Görünüyor, Ne Görünmüyor?

Burada bir beklenti düzeltmesi gerekiyor. Sistem bir takip aracı değil, bir kayıt aracı.

Görünen: kim görevlendirildi, hangi belge sınıfıyla, hangi işyerinde, ne kadar süreyle, sözleşme ne zaman başladı ve bitti.

Görünmeyen: ziyaretin gerçekten yapılıp yapılmadığı, sahada ne kadar kalındığı, hangi tespitlerin yazıldığı, kaçının kapatıldığı.

Bu ayrım önemli çünkü sistemdeki kaydın düzgün olması hizmetin iyi olduğu anlamına gelmiyor. Sözleşmesi tertemiz görünen bir işyerinde hiç ziyaret yapılmamış olabiliyor.

Fiilî ziyaret kaydı onaylı defterde tutuluyor. Hangi tarihte, hangi bölümlerin gezildiği yazıldığında, sistemdeki taahhüt ile sahadaki gerçeklik karşılaştırılabiliyor. Düzenli çalışan bir iş güvenliği uzmanı bu kaydı kendi koruması için de tutuyor.

Fiili Çalışma Süresi Neden Bu Kadar Önemli?

Sistemin en çok hafife alınan işlevi bu. Sınıf yükseltme başvurularında fiili çalışma süresinin hesabında yalnızca İSG-KATİP’te kayıtlı sözleşmeler dikkate alınıyor.

Yani elden anlaşılan, fatura kesilen ama sisteme girilmeyen bir çalışma, üç yıl sürse bile sıfır gün sayılıyor. Mesleğe yeni girenlerin en pahalıya mal olan hatası tam olarak bu.

Bir diğer ayrıntı da süreklilik. İki sözleşme arasındaki boşluk toplam süreden düşüyor. Kariyer planı yapan biri için sözleşme sürekliliği, çalışılan işyerinin tehlike sınıfı kadar belirleyici.

Üçüncü ayrıntı tehlike sınıfı eşleşmesi. Bazı geçici düzenlemeler yalnızca belirli sınıflarda geçen süreyi kabul ediyor; az tehlikeli bir işyerinde geçen üç yıl ile çok tehlikelide geçen üç yıl her düzenlemede aynı sayılmıyor.

Görevlendirme Süresi Nasıl Hesaplanıyor?

Sistem yalnızca kim görevli olduğunu değil, ne kadar süre ayrılacağını da kayıt altına alıyor. Hesap iki değişkene bağlı: tehlike sınıfı ve çalışan sayısı.

Çalışan başına aylık asgari süre az tehlikelide 10 dakika, tehlikelide 20 dakika, çok tehlikelide 40 dakika olarak belirlenmiş durumda.

Basit bir örnek: tehlikeli sınıfta 60 çalışanı olan bir imalathane için aylık asgari süre 60 × 20 = 1.200 dakika, yani 20 saat. Aynı işletme çok tehlikeli sınıfta olsaydı bu süre 40 saate çıkardı.

Çalışan sayısının tespitinde alt işveren çalışanları ile öğrenci statüsündeki çırak ve stajyerler dikkate alınmıyor. Aynı işverenin birden fazla tescilli işyeri varsa SGK tescil kayıtları esas alınıyor.

İşveren Tarafında Ne Yapılmalı?

Sistem çoğu işveren için OSGB’nin ilgilendiği bir konu gibi görünüyor. Oysa görevlendirme yükümlülüğünün sahibi işveren.

Kontrol edilmesi gereken dört şey var: sözleşme aktif mi, belge sınıfı tehlike sınıfını karşılıyor mu, ayrılan süre asgari süreyi geçiyor mu, çalışan sayısı güncel mi?

Bu dördü yılda bir değil, çeyrek dönemlerde bakılmalı. Çalışan sayısı yıl içinde değişiyor ve belge vizeleri farklı tarihlerde doluyor.

Bir hatırlatma daha: hizmet alınıyor olması sorumluluğu devretmiyor. Mevzuat, görevlendirme yapılmasının veya hizmet alınmasının işverenin yükümlülüklerini ortadan kaldırmayacağını açıkça düzenliyor.

Sözleşme Sonlandırma

Sözleşmenin bitişi de sistem üzerinden yapılıyor ve bu adım sık atlanıyor.

Sistemde açık kalan bir sözleşme, fiilen çalışılmayan bir dönem için sorumluluk tartışması doğurabiliyor. Ayrılan kişi için de, yeni gelen için de temiz bir devir gerekiyor.

Devir sırasında mevcut durumun tespit edilip onaylı deftere yazılması ayrı bir koruma sağlıyor: önceki dönemden devreden eksiklikler ile yeni dönemde doğanlar birbirinden ayrılabiliyor.

Ayrılan taraf için de bir hatırlatma var. Yönetmelik, onaylı defterdeki kayıtların suretlerinin saklanmasını öngörüyor. Defter işyerinde kalıyor ama sureti elinde tutan bir iş güvenliği uzmanı, görev dönemine ilişkin tespitlerini sonradan kanıtlayabiliyor.

Sık Karşılaşılan Beş Sorun

Onay beklemede kalıyor. Taraflardan biri sisteme girip onay vermediğinde sözleşme aktifleşmiyor. İşveren görevlendirme yaptığını sanıyor, sistemde kayıt yok.

Tehlike sınıfı hatalı giriliyor. NACE kodu yanlış okunduğunda sınıf da yanlış çıkıyor ve belge eşleşmesi tutmuyor.

Çalışan sayısı güncellenmiyor. İşletme büyüdüğünde gereken süre de artıyor. Eski sayıyla kurulmuş bir sözleşme, bir süre sonra asgari süreyi karşılamaz hâle geliyor.

Belge vizesi gözden kaçıyor. Vize süresi dolduğunda mevcut sözleşmeler de etkileniyor ve işyeri tarafında görevlendirme eksikliği doğuyor.

Ayrılış kaydı yapılmıyor. Fiilen bırakılmış bir işyerinin sözleşmesi sistemde açık kalıyor; sorumluluk tartışması çıktığında bu kayıt aleyhe delil hâline gelebiliyor.

Denetimde İlk Bakılan Kayıt

Bir denetimde sorulan ilk şey genellikle saha değil, görevlendirme kaydı. Sözleşme aktif mi, belge sınıfı uyumlu mu, süre yeterli mi?

Bu üç soruya net cevap verilemediğinde, sahadaki durum ne kadar iyi olursa olsun yükümlülük eksik görünüyor.

Kayıt tarafını düzenli tutan bir işletme ile görevlendirilen iş güvenliği uzmanı arasındaki ilk toplantının gündemi de bu olmalı: sözleşme durumu, süre hesabı, ziyaret planı.

Denetim sırasında istenen diğer belgeler de bu kaydın etrafında toplanıyor: risk değerlendirmesi, acil durum planı ve tatbikat kayıtları, eğitim tutanakları, sağlık raporları, onaylı defter, periyodik kontrol ve ortam ölçüm raporları.

Bunların hepsi düzgün olsa bile sözleşme kaydı eksikse tablo bozuluyor. Sıralama bu yüzden önemli: önce görevlendirme, sonra geri kalan her şey.

Kayıt düzenini çeyrek dönemlerde gözden geçirmek, yılda bir yapmaktan daha iyi sonuç veriyor. Çalışan sayısı yıl içinde değişiyor ve belge vizeleri farklı tarihlerde doluyor; yıllık kontrol aradaki boşlukları yakalayamıyor.

Sistemin Mesleğe Getirdiği Düzen

Eleştirilse de sistemin alana getirdiği birkaç şey var.

Birincisi sahtecilik önlemi. Belge sınıfı ile tehlike sınıfının otomatik eşleşmesi, kâğıt üzerinde yapılan uyumsuz görevlendirmeleri büyük ölçüde bitirdi.

İkincisi süre takibi. Bir kişinin üstlenebileceği toplam süre sınırlı olduğu için, onlarca işyeriyle sözleşme yapıp hiçbirine gitmeyen modeller zorlaştı.

Üçüncüsü kariyer kaydı. Fiili çalışma süresinin merkezi bir kayıttan hesaplanması, sınıf yükseltmede belge tartışmasını ortadan kaldırdı.

Eksik taraf ise sahanın kendisi. Sistem görevlendirmeyi kayıt altına alıyor ama ziyaretin yapılıp yapılmadığını göstermiyor. O boşluğu onaylı defter ve yıllık değerlendirme raporu kapatıyor.

Bu yüzden iki kaydı birlikte okumak gerekiyor. Sistemdeki sözleşme ne taahhüt ediyor, deftere yazılan tarihler ne gösteriyor? İkisi arasındaki fark, hizmetin kâğıt üzerinde mi sahada mı yürüdüğünü anlatan en net gösterge.

Bir de dijitalleşen kayıt tarafı var. Bakanlıkça sağlanan elektronik uygulamalar kullanıldığında kayıt anında zaman damgası oluşuyor ve geriye dönük doldurma tartışması büyük ölçüde bitiyor. Sahada telefonla kayıt girmeye alışan bir iş güvenliği uzmanı tespiti aynı gün yazabildiği için takip de düzenli ilerliyor.

Sıkça Sorulan Sorular

İSG-KATİP’e kimler giriş yapabiliyor?

İşverenler, OSGB yetkilileri, belge sahibi uzman ve işyeri hekimleri ile yetkilendirilmiş eğitim kurumları. Her tarafın kendi yetki alanı tanımlı.

Sözleşme onayı ne kadar sürüyor?

Taraflar onayladığı anda aktifleşiyor. Gecikme genellikle onayın verilmemesinden, hatalı bilgi girişinden ya da belge vizesinin dolmuş olmasından kaynaklanıyor.

Sistemde kayıtlı olmayan çalışma sayılıyor mu?

Sınıf yükseltme başvurularında fiili çalışma süresinin hesabında yalnızca sistemde kayıtlı sözleşmeler dikkate alınıyor. Sistem dışı çalışma bu süreye girmiyor.

Bir kişi kaç işyeriyle sözleşme yapabiliyor?

Toplam çalışma süresi üzerinden bir sınır bulunuyor. Görevlendirme süreleri tehlike sınıfı ve çalışan sayısına göre hesaplandığından, üstlenilebilecek işyeri sayısı bu hesaba göre değişiyor.

Sözleşme sonlandırılmazsa ne olur?

Sistemde açık kalan kayıt, fiilen çalışılmayan bir dönem için sorumluluk tartışması doğurabiliyor. Ayrılışta sözleşmenin usulüne uygun sonlandırılması gerekiyor.

Görevlendirme süresi nasıl hesaplanıyor?

Çalışan başına aylık asgari süre az tehlikelide 10, tehlikelide 20, çok tehlikelide 40 dakika. Çalışan sayısıyla çarpılarak toplam süre bulunuyor.

Çalışan sayısı artarsa sözleşme güncellenmeli mi?

Evet. Gereken asgari süre çalışan sayısına bağlı olduğundan, sayı arttığında süre de artıyor. Eski sayıyla kurulmuş sözleşme bir süre sonra yetersiz kalıyor.

Belge vizesi dolarsa mevcut sözleşmeler ne oluyor?

Vize süresi dolan belgeyle görevlendirme sürdürülemiyor. Bu durumda işyeri tarafında da görevlendirme eksikliği doğuyor ve idari yaptırım gündeme geliyor.

İş güvenliği uzmanlığı hakkında bilgi almak için https://umutelbir.com/is-guvenligi-uzmani-kimdir/ adresine tıklayın.